Normes de pratique des IRSC pour l’évaluation par les pairs

Les IRSC cherchent à répondre aux plus hautes normes d'excellence et d'intégrité dans l'exercice et la gestion de l'évaluation par les pairs. Ils ont mis en place des mécanismes afin de veiller à ce que les évaluateurs reçoivent le soutien nécessaire pour continuer de satisfaire à ces normes.

L'objectif de l'Accord sur les normes de pratique des IRSC pour l'évaluation par les pairs consiste à promouvoir la transparence et l'excellence en matière d'évaluation en définissant clairement les responsabilités des évaluateurs. Cet accord vise à consolider toutes les politiques et tous les principes d'évaluation par les pairs des IRSC, fournissant ainsi aux parties concernées l'information nécessaire pour participer au processus d'évaluation conformément aux normes d'excellence de l'organisation.  

On demandera aux présidents de concours, aux agents scientifiques et aux évaluateurs d'adhérer aux normes de pratique des IRSC pour l'évaluation par les pairs avant de prendre part à la démarche d'évaluation. Comme pour ce qui est de l'Accord sur les conflits d'intérêts et la confidentialité, les membres de comité qui n'accordent pas leur consentement ne pourront pas participer à l'évaluation par les pairs dans le cadre du concours en question.

1. Introduction

Le processus d’évaluation par les pairs des IRSC est au cœur de la reconnaissance et du financement de l’excellence en recherche en santé. Ce processus dépend de la contribution de milliers de bénévoles dévoués, qui s’efforcent de faire preuve d’une intégrité professionnelle irréprochable dans tous les aspects de leurs activités liées aux IRSC. Les normes de pratique ci-dessous décrivent les normes auxquelles sont soumis tous les participants au processus d’évaluation par les pairs.

2. Application des normes de pratique en matière d'évaluation par les pairs

Les normes de pratique s’appliquent à toutes les personnes participant à toute forme d’évaluation par les pairs gérée par les IRSC, ce qui englobe entre autres les rencontres en personne, les téléconférences et les réunions et interactions virtuelles.

3. Principes de l’évaluation par les pairs aux IRSC

4. Les membres des comités conviennent des points suivants :

  1. Préparation des membres des comités

    Les présidents, les agents scientifiques et les évaluateurs doivent connaître et respecter le processus d’évaluation par les pairs des IRSC ainsi que les rôles et responsabilités de chaque membre de comité dans le cadre des concours auxquels ils sont affectés, comme décrit dans le Guide d’évaluation par les pairs des programmes de subventions, de bourses et de recherche priorisée, ce qui comprend les politiques ayant une incidence sur l’évaluation par les pairs, notamment en matière de sexe et de genre, et de recherche en santé autochtone.

    Les évaluateurs sont également tenus de compléter les modules d’apprentissage obligatoires avant de prendre part à un processus d’évaluation par les pairs des IRSC.

    On s’attend des évaluateurs qu’ils soient préparés en vue des discussions du comité en personne ou sous forme virtuelle, notamment en étant prêts à faire état des forces et des faiblesses dans leurs évaluations, et en connaissant les cotes et les commentaires des autres évaluateurs affectés à leur ensemble de demandes. Lors de la réunion, les évaluateurs doivent aussi devenir familier avec les demandes qui ne leur sont pas assignées afin d’être en mesure de participer aux échanges et à l’établissement des notes.

  2. Rendement des membres des comités
    Les présidents, les agents scientifiques et les évaluateurs doivent adhérer aux principes généraux suivants guidant les relations entre tous les intervenants du processus d'évaluation par les pairs :
    • Traiter avec respect les candidats, les autres évaluateurs, les membres cadres des comités et le personnel des IRSC.
    • Soutenir un environnement collégial, inclusif et professionnel pour l'évaluation par les pairs aux IRSC.
    • Favoriser un environnement propice aux discussions scientifiques et aux échanges respectueux sur les mérites des demandes évaluées.
    • Assurer la fiabilité du processus en se portant garants de l'exactitude de leurs communications avec leurs pairs et de leurs commentaires écrits, au mieux de leurs connaissances scientifiques.
  3. Responsabilités des membres des comités
    1. Capacité d’adaptation :

      Les évaluateurs sont responsables du respect des échéances applicables des concours, tels qu’établies et communiquées par le personnel des IRSC. Ils ont également la responsabilité d’aviser le personnel des IRSC dès qu’ils prévoient ne pas pouvoir tenir leurs engagements.

      Exemples de tâches pour lesquelles les évaluateurs ont des échéances à respecter :

      • Déclaration des conflits d'intérêts et de la capacité d'évaluer
      • Soumission des notes et des évaluations
      • Réponse aux demandes de renseignements des présidents de comité, des agents scientifiques et du personnel des IRSC  
    2. Qualité de l’évaluation :

      Les évaluateurs doivent effectuer des évaluations de qualité en examinant et en cotant les demandes en fonction des critères d'évaluation standard et des exigences applicables aux demandes soumises au concours donné. La qualité de l'évaluation est définie et opérationnalisée aux IRSC par la mesure dans laquelle une évaluation écrite répond aux critères ci-dessous. Les évaluations de haute qualité répondent à chacun de ces critères :

      • Caractère approprié : les commentaires sont équitables, compréhensibles, originaux, confidentiels et respectueux.
      • Rigueur : l'évaluation est exhaustive, complète et crédible.
      • Utilité : l'évaluation fournit des commentaires répondant aux besoins des évaluateurs, des candidats et des bailleurs de fonds.
    3. Participation aux réunions d’évaluation (diverses formes, le cas échéant) :
      • Présence (réunions en personne/par téléconférence) – participer aux réunions d’évaluation par les pairs (en personne, par téléphone ou en ligne) et fournir un préavis au personnel du programme lorsqu’ils prévoient s’absenter, arriver en retard ou partir tôt.
      • Contribution – contribuer de manière constructive aux discussions du comité, et présenter adéquatement les forces et les faiblesses justifiant la cote attribuée aux demandes, s’il y a lieu.
      • Professionnalisme – adopter un comportement professionnel et approprié :  
        • Travailler en concertation et valoriser la diversité des points de vue et des opinions; critiquer les idées plutôt que les personnes.
        • Éviter les comportements agressifs, les propos tendancieux ou discriminatoires, ainsi que les commentaires pouvant être interprétés comme étant sarcastiques, irrévérencieux ou arrogants.
        • Maintenir la confidentialité du processus d’évaluation par les pairs, notamment en s’abstenant de révéler l’identité des évaluateurs et les détails des comités dans toute forme de communication, y compris dans les médias sociaux.

  4. Responsabilités de la direction des comités

    Les présidents et les agents scientifiques ont pour mission de participer à toutes les étapes du processus d’évaluation par les pairs et d’assurer la fluidité des réunions en suivant les instructions énoncées à la section 5.3.1 du Guide d’évaluation par les pairs. Ils doivent entre autres démontrer leur aptitude à :

    Les présidents et les agents scientifiques

    1. Collaborer avec les IRSC
      • Communication avec le personnel des IRSC (collaborer efficacement aux activités d'évaluation par les pairs, réponse aux courriels et respect des délais avant et pendant la réunion du comité, fournir un retour d'information sur les examinateurs par le biais de le formulaire de rétroaction sur la qualité du travail de l'évaluateur)
      • Application cohérente de la politique des IRSC (par exemple, encourager le comité à respecter les politiques des IRSC, a demandé au personnel de préciser les politiques au besoin)
      • Participation aux préparatifs de la réunion (commentaires et suggestions lors du recrutement, commentaires sur les évaluateurs ciblés, attention portée aux tâches de la période de transfert, etc.)

    Les présidents

    1. Qualités de chef
      • A fait preuve d'une bonne connaissance de la science et du milieu de la recherche (a recouru à l'expertise des membres du comité pour susciter la discussion sur une demande, résumer la discussion scientifique des demandes étudiées)
      • A bien contribué à la prise de décisions (est intervenu au besoin pour parvenir à un consensus, a veillé au respect des politiques des IRSC)
      • Favoriser l'épanouissement des nouveaux évaluateurs ainsi que des évaluateurs en formation pour leur développement et encourager leur engagement
    2. Facilitation
      • A respecté les délais prévus (le temps nécessaire a été alloué à chaque point de l'ordre du jour, la réunion n'a pas dépassé le temps imparti inutilement)
      • Exiger le respect lors des discussions et l'échange d'informations portant sur le contenu des demandes (par exemple, intervenir lorsque des paroles déplacées ou hors de propos sont tenues et maintenir les critères d'évaluation au centre du débat, a demandé au comité de clarifier les points de discussion flous)
      • A veillé à ce que les discussions soient concises (a su déterminer quand un point avait été épuisé, a indiqué à toute personne qu'elle s'éternisait sur un point, le cas échéant)
    3. Professionnalisme
      • S'est fait un devoir d'équité ou d'égalité envers tout le monde a fait intervenir tous les membres du comité, a veillé à ce que tous les évaluateurs – avec ou sans affectation – s'expriment)
      • A encouragé l'impartialité (a réduit au minimum l'influence des préjugés inconscients)
      • A désamorcé toute animosité sans hausser le ton (est intervenu lorsque les échanges étaient inconvenants)

    Les agents scientifiques

    1. Qualités de chef
      • A fait preuve d'une bonne connaissance de la science et du milieu de la recherche (par exemple, capacité de comprendre ou de parler du contenu scientifique des demandes)
      • A demandé des éclaircissements au besoin (a demandé des précisions sur des points de discussion)
      • Favoriser l'épanouissement des nouveaux évaluateurs ainsi que des évaluateurs en formation pour leur développement et encourager leur engagement
    2. Synthèse
      • Les notes de l'AS reflètent fidèlement les discussions menées et s'avèrent constructives (les points de discussion pertinents ont été consignés, les notes ont été présentées de manière constructive pour le candidat)
      • Les notes ont été rédigées clairement (elles étaient compréhensibles et bien formulées)
  5. Évaluation des membres du comité (pour certains programmes)

    Les membres des comités acceptent que leurs contributions à l'évaluation par les pairs soient examinées à la lumière des critères susmentionnés (4A-D). Dans certains cas, les IRSC appliqueront des stratégies visant à soutenir les évaluateurs et à promouvoir leur amélioration continue en leur fournissant de la rétroaction sur la qualité de leurs évaluations, leur participation et leur capacité d'adaptation, et ils orienteront les évaluateurs vers des ressources traitant des critères de rendement élevé des évaluateurs. De même, les IRSC mettront en œuvre des stratégies et des outils de formation pour aider les présidents de comité et les agents scientifiques à gérer de manière cohérente les réunions d'examen par les pairs en fournissant une rétroaction sur leur leadership, leur professionnalisme, leur facilitation et leur collaboration avec le personnel. Les IRSC donneront également aux évaluateurs, les présidents et les agents scientifiques l'occasion de répondre à la rétroaction reçue et de collaborer à la promotion et au maintien de normes de qualité élevées en matière d'évaluation par les pairs.

    De plus, les IRSC recueilleront des données afin de reconnaître les évaluateurs, les présidents et les agents scientifiques qui ont fait preuve d'efforts exceptionnels en matière d'examen par les pairs. Les IRSC ont à cœur de soutenir, d'améliorer et de reconnaître le rendement des pairs évaluateurs, les présidents et les agents scientifiques enfin d'assurer l'intégrité et l'excellence du processus d'évaluation par les pairs.

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